เมื่อไม่นานมานี้ได้ดูซีรีส์ สาธุ 2 บน Netflix แล้วเห็น Dashboard ที่ตัวเอกใช้ติดตามยอดบริจาควัดเป้าหมาย 1,000 ล้านบาท ทั้งในช่วงที่ยอดยังไปไม่ถึงไหน และช่วงที่ใกล้จะถึงเป้า
Dashboard ตัวนั้นมีบทบาทสำคัญในการ Monitor ความคืบหน้า ทำให้นึกถึงเรื่องที่หลายองค์กรยังเข้าใจผิดเกี่ยวกับหน้าที่ของ การทำ Dashboard วันนี้เลยอยากมาแชร์ให้ชัดขึ้น
Dashboard บูมขึ้นมาพร้อมกระแส Data
ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา กระแส Data บูมขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ทุกบริษัทอยากเก็บ Data และผู้บริหารมักต้องการเห็น Dashboard เท่ๆ สักอันไว้ดูตัวเลข
แต่จากประสบการณ์จริง ผู้บริหารส่วนใหญ่ไม่ค่อยมีเวลาดู Dashboard เหมือนกับในซีรีส์ที่ผู้บริหารมักติดประชุมจนพลาดตัวเลขสำคัญในบางครั้ง
คนที่ควรจะดู Dashboard จริงๆ คือ Manager หรือหัวหน้าที่คอยบริหารตัวเลขสำคัญ ในหน่วยงานนั้นๆ มากกว่า
หน้าที่แท้จริงของ Dashboard คืออะไร
Dashboard มีหน้าที่หลักคือ Monitor KPI สำคัญ ที่อาจส่งผลกับองค์กร เช่น ยอดขาย ค่าโฆษณา หรือ KPI ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานนั้นๆ เพื่อให้เห็นว่ามีความผิดปกติเกิดขึ้นหรือไม่
- ถ้าพบความผิดปกติ — ลงไปแก้ไขปัญหาได้ทันที
- ถ้ายอดสูงผิดปกติ — นำมาวิเคราะห์เป็น Report รายงานต่อผู้บริหาร
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย: Dashboard ไม่ได้มีไว้ให้ดูเท่
หลายคนเข้าใจผิดจึงมักนำ Data เข้าไปยัดอยู่ในหน้าเดียว ทำให้ดูมีตัวเลขเยอะ กราฟเยอะ ดูเท่ แต่กลับดูไม่รู้เรื่อง คนเปิดมาดูก็ไม่เข้าใจว่าจะต้องดูตรงไหน
Dashboard ที่ดีควรมีเฉพาะ KPI ที่สำคัญ และกราฟที่มองเห็นสิ่งผิดปกติได้ทันที เมื่อเจอค่าผิดปกติ ไม่ว่าจะต่ำหรือสูงกว่าปกติ ค่อยนำ Data ส่วนนั้นมาวิเคราะห์ให้ลึกลงแล้วนำเสนอผู้บริหารในรูปแบบ Report
ตัวอย่างจริง: ยอดชานมตกจาก 10,000 เหลือ 3,000 บาท
สมมติคุณทำธุรกิจเครื่องดื่มที่มีทั้งกาแฟ ชานม ชาเขียว น้ำหวาน วันหนึ่งคุณนั่งดู Dashboard แล้วพบว่าสาขาหนึ่งปกติขายชานมได้อาทิตย์ละ 10,000 บาท แต่อยู่ๆ ยอดตกเหลือแค่ 3,000 บาท
เมื่อดู Data แล้วพบว่าตกลงเฉพาะหมวดชานม แต่ยังไม่รู้สาเหตุ คุณจึงขับรถไปที่สาขานั้นแล้วสอบถามพนักงาน จึงพบว่ามีคู่แข่งใหม่เข้ามาในตลาดเป็นร้านชานมที่อัดโปรโมชั่นเพื่อดึงลูกค้า
เมื่อพบสาเหตุ คุณจึงทำ Report แจ้งผู้บริหารและทำ Forecast เพื่อออกโปรโมชั่นแก้สถานการณ์ นี่คือความแตกต่างของ Dashboard (Monitor) และ Report (Analyze)
เครื่องมือที่ใช้ทำ Dashboard ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน
ในองค์กรที่ไม่ได้มี Database ขนาดใหญ่จนต้องใช้ SQL หรือ Python คุณก็สามารถใช้เครื่องมืออย่าง Excel หรือ Looker Studio ในการทำงานกับ Data ได้เลย
แต่หากต้องการ Dashboard แบบ Real-time หรือป้องกันความผิดพลาดในการกรอก Data ระบบในการกรอก Data หรือทักษะการเขียนโค้ดก็จะเป็นสิ่งที่ควรนำมาใช้เพิ่มเติม
สรุป: Dashboard vs Report ต่างกันอย่างไร
- Dashboard — มีไว้ Monitor ตัวเลขสำคัญ เพื่อเห็นความผิดปกติได้ทันที
- Report — มีไว้ Analyze ข้อมูลเชิงลึก เพื่อหาสาเหตุและนำเสนอผู้บริหาร
Dashboard ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อให้ดูเท่ แต่ออกแบบมาเพื่อให้เห็นปัญหาและแก้ไขได้ทันท่วงที
หากมีความคิดเห็นหรือมุมมองอื่นเกี่ยวกับเรื่องนี้ แชร์กันในคอมเมนต์ได้เลยครับ